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Excel dispone di diverse funzioni per le date

Tra i diversi tipi di dati gestiti da Excel uno molto usato è il formato data. Le date riempiono la maggior parte dei nostri fogli e vengono usate nei modi più disparati ed è per questo che esistono una serie di funzioni ad esse dedicate e conoscerle bene ci risparmierà un sacco di lavoro e di errori. Prima di avventurarci nella scoperta di queste funzioni è bene capire come Excel tratti le date. Innanzitutto bisogna sapere che le nostre date vengono memorizzate in formato seriale ovvero un numero intero seguito da diversi decimali. La parte intera indica il numero di giorni passati dal 1 gennaio 1900 mentre i decimali indicano l’ora.

Quindi 1 indica appunto il giorno 1 gennaio 1900 mentre 2 indica il 2 gennaio 1900 e così via. Questo formato è stato scelto per diversi motivi, ad esempio permette di rappresentare la data in qualsiasi forma (es. nel formato americano mese/giorno/anno) mentre un altro è la semplicità di calcolo tra date.

date seriali

Rappresentazione delle date in formato seriale

Una cosa a cui prestare particolare attenzione, Excel non gestisce date antecedenti al 01/01/1900, provare per credere, la cella sarà formattata come testo e non sarà possibile effettuare nessun cacolo su di essa, per constatare l’effettiva differenza provate ad impostare il formato della cella su “numero” e vedrete che non cambierà come accade per le date.

AGGIUNGERE O TOGLIERE GIORNI AD UNA DATA

Ora che abbiamo capito come funzionano le date possiamo iniziare a vedere cosa si può fare con esse. L’operazione più semplice è quella di sommare o sottrarre dei giorni ad una data, per farlo inserite in una cella (es. A1) una data e nella cella adiacente scrivete la seguente formula:

=A1+10

Il risultato sarà una data corrispondente alla data da voi inserita più dieci giorni. Il discorso si complica se volete sommare o sottrarre ore, minuti o mesi. Per queste operazioni dovremo usare le funzioni dedicate.

[random_sc]

 

AGGIUNGERE O TOGLIERE I MESI CON LA FUNZIONE DATA.MESE()

Questa funzione di Excel permette di sommare o sottrarre i mesi da una data esistente, i parametri sono molto semplici

=DATA.MESE(data_iniziale;mesi)

data_iniziale rappresenta la data dalla quale volete partire mentre mesi è un numero intero, positivo o negativo, che rappresenta i mesi che volete aggiungere o sottrarre. Se, ad esempio, in A1 abbiamo la data 01/04/2015 scrivendo in una cella la formula

=DATA.MESE(A1;4)

Excel sommerà 4 mesi alla data restituendo il 01/08/2015. Se il numero di mesi inseriti eccede dicembre verrà automaticamente incrementato anche l’anno, infatti

=DATA.MESE(A1;12)

restituisce 01/04/2016. Se invece volete sottrarre dei mesi non vi resta altro che inserire un numero negativo nel parametro mesi

=DATA.MESE(A1;-3)

ritorna come risultato la data 01/01/2015.

SOMMARE O SOTTRARRE GLI ANNI

Prima vi ho spiegato come sommare giorni e mesi ad una data, vediamo come fare con gli anni. In Excel non esiste una funzione che permetta di sommare anni direttamente ad una data ma bisogna ricorrere ad una formula che sfrutti la funzione DATA.MESE. L’errore più comune infatti è quello di sommare 365 giorni moltiplicati per il numero di anni ad una data in questo modo

=A1+(365*3)

questo metodo è sbagliato perché in caso di anni bisestili cambierà anche il giorno ed, a volte, persino il mese e l’anno. Provate con la data 01/01/2015, il risultato sarà 31/12/2017. Il metodo corretto per farlo è sommare i mesi usando una semplice moltiplicazione, 12*numero di anni, e passarla alla funzione DATA.MESE

=DATA.MESE(A1;12*3)

se in A1 c’è ancora 01/01/2015 il risultato sarà 01/01/2018.

LA FUNZIONE DATA()

Questa funzione permette di creare una data nuova passando come parametri l’anno, il mese e il giorno in questo ordine

=DATA(anno;mese;giorno)

quindi, per fare un esempio

=DATA(2015;05;01)

restituirà la data 01/05/2015. Questa funzione è molto comoda quando si lavora su dati che usano stringhe con formati data diversi e si vuole ricostruire una data sulla quale poter effettuare dei calcoli. Un esempio è la conversione delle date scritte nel formato aaaammgg come ad esempio 20150501, per farlo basterà scrivere la seguente formula (ponendo sempre che la data sia in A1)

=DATA(SINISTRA(A1;4);STRINGA.ESTRAI(A1;5;2);DESTRA(A1;2))

che diventerà


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=DATA("2015";"01";"15")

Excel provvederà quindi a creare la nuova data, 01/05/2015.

LE FUNZIONI GIORNO(), MESE(), ANNO()

Il processo inverso a quello appena visto è la necessità di estrarre solo il giorno, il mese o l’anno di una data. Per queste operazioni esistono 3 funzioni dedicate chiamate appunto GIORNO(), MESE() e ANNO(). In tutte e tre le funzioni l’unico parametro da passare è una data (ovviamente seriale e non una stringa). Se la nostra cella A1 contiene sempre la data 01/04/2015 le seguenti funzioni

=GIORNO(A1)

=MESE(A1)

=ANNO(A1)

restituiranno rispettivamente i numeri 1, 4 e 2015.

LA FUNZIONE DATA.VALORE()

Un’altra delle funzioni molto comode per trasformare delle stringhe in date è DATA.VALORE(). Questa funzione permette di trasformare un testo in una data sulla quale poter lavorare, i formati riconosciuti sono davvero tanti. Poniamo di avere in A1 il testo “15 Set 2015”

=DATA.VALORE(A1)

restituirà 15/01/2015 come data in formato seriale, quindi una data con la quale poter effettuare i calcoli. Per provare inserite in una cella ’15 Set 2015, mi raccomando l’apostrofo iniziale, permette di ignorare la formattazione automatica della cella.

CHE GIORNO E’ OGGI? SCOPRIAMOLO ADESSO()

La funzione ADESSO() rientra nelle funzioni di gestione delle date e delle ore, non richiede nessun parametro e restituisce il momento esatto (data e ora) di quell’istante. ATTENZIONE ALL’USO CHE NE FATE, ad ogni aggiornamento del foglio su cui lavorate (basta aggiungere un nuovo valore in una qualunque cella) la funzione aggiorna la cella con la nuova data/ora. Stesso dicasi, ovviamente, se chiudete e riaprite il file. Se il vostro scopo è inserire il giorno attuale in un documento, e quella deve rimanere, allora evitate la funzione ADESSO() ma scrivetela a mano. L’uso corretto di questa funzione è calcolare i minuti, giorni, mesi, etc. da una data ben precisa al momento attuale (es. per controllare se una fattura è scaduta).

DATA FATTURA FINE.MESE() CON EXCEL

Una delle funzioni sulle date comodissima per chi usa Excel per la contabilità è sicuramente FINE.MESE(). Questa funzione ci permette di calcolare l’ultimo giorno del mese di una data o l’ultimo giorno del mese di x mesi successivi o precedenti alla data indicata.

I parametre sono solo 2

=FINE.MESE(data_iniziale;mesi)

data_iniziale è la data dalla quale volete calcolare il fine mese mentre mesi indica di quanti mesi spostare la data. Usare questa funzione è più facile che spiegarla. Usiamo questa volta la data 10/01/2015 nella cella A1

=FINE.MESE(A1;0)

restituirà la data corrispondente alla fine del mese della data selezionata (31/01/2015).

=FINE.MESE(A1;1)

restituirà, invece, la data corrispondente allla fine del mese successivo alla data selezionata (28/02/2015). Si possono, ovviamente, usare anche numeri negativi

=FINE.MESE(A1;-1)

restituirà il 31/12/2014.

E con questo finisce la prima parte delle operazioni sulle date, nel prossimo articolo vedremo come operare sulla differenza tra 2 date e come operare sulle ore e sui minuti.

Come sempre spero di essere stato chiaro, se così non fosse chiedete pure nei commenti.

A presto