Convalida dati in Excel

Excel dispone di una funzionalità molto comoda per convalidare i dati chiamata “Convalida dati” disponibile nella sezione “Dati“.

Il bottone “Convalida dati” si trova nella sezione “Dati”

Tramite “Convalida dati” è possibile restringere il tipo di dati che l’utente può immettere in una cella in modo da evitare errori nelle formule che compongono il nostro foglio. Ad esempio possiamo far si che l’utente non possa inserire un testo dove invece dovrebbe mettere un numero o una data e mostrargli un errore personalizzato qualora sbagli ad inserire il tipo di dato.

Tipi di dati

I tipi di dati che possiamo convalidare sono:

• Qualsiasi valore: ovvero nessun tipo di convalida
• Numero intero
• Decimale
• Elenco
• Data
• Ora
• Lunghezza testo
• Personalizzato

Tipi di dati supportati da convalida dati

Vediamo ora uno per uno come usare questi tipi di dati. Cambiando il tipo di dato consentito dal menù “Consenti” avremo diverse opzioni nella maschera.

Tralasciamo “Qualsiasi valore” che, come abbiamo visto, è l’impostazione predefinita di tutte le celle di Excel e sta appunto ad indicare che non verrà effettuata alcuna convalida.

I tipi Numero intero e Decimale

“Numero intero” e “Decimale” sono praticamente identici come formato, con la sola eccezione che nel secondo sono ammessi i decimali. Selezionando uno di questi due tipi di dati avremo le seguenti opzioni nel menu “Dati”

• tra
• non compreso tra
• uguale a
• diverso da
• maggiore di
• minore di
• maggiore o uguale a
• minore o uguale a

Tipi di convalide per i dati

Nel caso di “tra” potremmo scegliere il valore minimo e massimo in cui il nostro dato è valido, i valori limiti possono essere inseriti manualmente o si può inserire un riferimento ad una cella che li contiene, stessa cosa ma con il concetto opposto, se selezioniamo “non compreso tra“.

Il tipo “uguale a” permette di inserire un solo valore che può essere digitato direttamente o indicando il riferimento. “Diverso da” invece si comporta nel modo opposto, si indica quale valore non può essere inserito.

Anche per i tipi “maggiore di“, “minore di“, “maggiore o uguale a“, “minore o uguale a” si comportano come i precedenti permettendoci di inserire un valore di riferimento o una cella che contiene il valore.

I tipi Data e Ora

Per questi tipi di dati valgono le stesse regole dei tipi numerici ma i limiti devono, ovviamente, essere impostati usando una data o un’ora.

Il tipo Lunghezza testo

Anche in questo caso sono valide le regole precedenti ma il valore inserito si riferisce al numero di caratteri di una stringa.

Il tipo Elenco

Questo penso sia il tipo più usato, permette di creare una casella a discesa (tendina) all’interno di una cella nella quale scegliere un valore. L’elenco può essere inserito in più modi, il primo metodo è quello di inserire direttamente i valori separati da “;” nel campo chiamato origine come illustrator nell’immagine seguente

Esempio di elenco personalizzato

Il secondo metodo è quello di selezionare come origine un’insieme di celle adiacenti su una singola riga o una singola colonna. Le celle possono essere sullo stesso foglio che contiene la cella da validare o su un altro foglio (attenzione: solo da Excel 2003 in poi, per usare celle di un foglio diverso con una versione precedente vedi il prossimo metodo).

Il terzo modo per inserire un elenco è quello di usare un nome contenente un intervallo di dati (anche dinamico). Questa opzione è l’unica possibile se si usa una versione di Excel antecedente alla 2003 e si vogliono usare dati che provengono da un foglio diverso da quello in cui si trova la cella da convalidare.

L’ultimo modo è quello di inserire una fomula che restituisca un intervallo di dati, potete prendere esempio dai nomi con riferimenti dinamici.

[random_sc]

Tipo Personalizzato

Questo è l’ultimo tipo di dati da usare con “Convalida dati“, permette di inserire una fomula per validare il dato. Se la formula restituisce Vero il dato è valido, viceversa non è valido.

Un esempio molto utile è il sistema per evitare una doppia immissione in una riga o colonna. Poniamo di avere un intervallo A1:A10 dove vogliamo inserire dei codici ed evitare un doppio inserimento. Selezionate la cella A1 ed aprite la maschera “Convalida dati”, selezionate “Personalizzato” dalla tendina “Consenti” e inserite nel campo “Formula”

=CONTA.SE($A$1:$A$10;A1)<2

ora trascinate giù fino ad A10. Per provare scrivete 1 in A1 e provate nuovamente a scrivere 1 in A2, vi verrà mostrato un errore.

Formula personalizzata per evitare doppi inserimenti

Messaggio di input e messaggio di errore

Attraverso queste due linguette è possibile inserire un messaggio da mostrare all’utente quando seleziona la cella ed un messaggio di errore quando seleziona un tipo di dato non valido.

Messaggio di input

E con questo abbiamo esplorato velocemente come funziona la convalida dati di Excel. Prossimamente dedicherò qualche articolo ad un uso avanzato di questa funzionalità.

Se avete dubbi chiedete pure e vi risponderò volentieri.

A presto